Başka programdan geçiş

Başka bir programdan geçiyorsanız hastalarınızı tek tek girmeniz gerekmez. Eski programınızdan aldığınız Excel ya da CSV dosyasını içe aktarma sihirbazı ile yüklersiniz. Sihirbaz “Başka programdan içe aktarma” yetkisi ister (hazır rollerde klinik yöneticisi).

Hazırlık

1. Eski programınızdan hasta listesini Excel (.xlsx) ya da CSV olarak dışa aktarın. Çoğu program bunu “Raporlar” ya da “Dışa aktar” menüsünde sunar; bulamazsanız programın destek ekibinden isteyin.
2. Mümkünse listede hasta / dosya numarası, ad soyad, T.C. kimlik no, telefon, doğum tarihi ve açık bakiye olsun.
3. Gelecek randevularınızı da taşıyacaksanız randevu listesini ayrı bir dosya olarak alın (tarih, saat, hekim, hasta no ya da adı).
4. Hekimlerinizi önce Personeller’e ekleyin: randevular hekim adıyla eşleştirilir.

Dosyanız yoksa sihirbazdaki Şablonu indir ile boş şablonu indirip doldurabilirsiniz. Eski .xls dosyasını Excel’de açıp .xlsx olarak kaydedin.

Adımlar

Hastalar › İçe Aktar.

1234

1. Sihirbaz dört adımdır: Dosya → Sütun Eşleme → Önizleme → Tamam.
2. Ne aktaracağınızı seçin: önce Hastalar, sonra (isterseniz) Gelecek Randevular.
3. Şablonu indir: kendi dosyanız yoksa.
4. Dosya seçin: .xlsx ya da .csv (UTF-8 veya Windows Türkçe), en fazla 10 MB ve 20.000 satır. Büyük dosyayı bölerek yükleyin.

Sütun eşleme

Sihirbaz sütunları başlık adlarından tahmin eder (“Hasta No”, “Dosya No”, “TC”, “Cep” gibi). Her alanın karşısındaki sütunu kontrol edin; kullanmayacağınız alanı — Kullanma — bırakın. Aynı başlıklı bir dosyayı daha önce yüklediyseniz önceki eşleme kendiliğinden uygulanır.

Önemli alanlar:

Alan	Not
Eski Hasta No	Önceki programdaki hasta / dosya numarası. Randevular hastaya bu numarayla bağlanır; aynı numaralı hasta zaten varsa satır atlanır
Ad Soyad ya da Ad + Soyad	Tek sütundaysa son kelime soyad sayılır
T.C. Kimlik No	Doğrulanır; kayıtlı bir hastayla aynıysa satır atlanır
Açık Bakiye	Pozitif: hastanın borcu, negatif: alacağı (avans). Hesaba devir bakiyesi olarak yazılır
Alerjiler, Sistemik Hastalıklar, Kullandığı İlaçlar	Anamnezin ilk sürümü olur
KVKK Onayı, SMS / E-posta / Ticari İleti İzni	Evet / Hayır. Boşsa KVKK ve ticari ileti “hayır”, SMS ve e-posta “evet” sayılır

Seçenekler: büyük harfli adları düzeltme (AHMET YILMAZ → Ahmet Yılmaz) ve olası mükerrerleri atlama (telefon + ad ya da ad + doğum tarihi kayıtlı bir hastayla aynı).

Önizleme

Önizle hiçbir şey yazmaz. Satır, yeni hasta, atlanacak, uyarı ve hata sayılarını ve hataları satır numarasıyla gösterir.

• Hatalı satır varsa hiçbir kayıt aktarılmaz. Dosyayı düzeltip Yeni Dosya ile yeniden yükleyin ya da eşlemeyi değiştirip Yeniden Önizle.
• Randevu aktarımında dosyadaki hekim ya da randevu türü adı eşleşmezse her biri için listeden seçim yapar, yeniden önizlersiniz.
• Paketinizin hasta sınırını aşacak dosya hata verir (Planlar ve sınırlar).

Dosya hatasızsa İçe Aktar (N kayıt) ile onaylayın.

Randevular

Randevular hastaya eski hasta no, T.C. ya da adla bağlanır (ad aynı olan birden fazla hasta varsa satır hata verir; telefon sütunu ayırt etmeye yardım eder). Geçmiş tarihli ve iptal edilmiş randevular atlanır; “Onaylı / Teyitli” olanlar onaylı aktarılır. Bitiş saati ya da süre yoksa randevu türünün süresi kullanılır. Hastaya “randevunuz oluşturuldu” mesajı gitmez; hatırlatma ve teyit mesajları kliniğinizin bildirim ayarlarına göre planlanır.

Geri alma

Yanlışlık fark ederseniz (ör. gün ve ay karışmış tarihler) sihirbazın Geçmiş sekmesinde İçe aktarmayı geri al. Bütün parti birlikte geri alınır.

• Aktarılan hastalarda sonradan kayıt oluştuysa (randevu, vizit, tahsilat…) geri alma reddedilir ve hangi hastalarda olduğu yazılır.
• Randevu aktarımı yaptıysanız önce onu geri alın, sonra hasta aktarımını.
• Devir bakiyeleri kapanmış bir kasa dönemine düştüyse geri alınamaz.

Mükerrer kayıtlar

Aynı hasta iki kez kaydedildiyse (içe aktarmada ya da elle) Hastalar › Mükerrer Kayıtlar benzer kayıtları listeler (aynı kimlik no, telefon + ad ya da ad + doğum tarihi).

1. Gruptan Ana kayıt’ı seçin (kalacak olan; varsayılan en çok kaydı olan).
2. Birleştir: farklı alanlarda hangi değerin kalacağını seçin; alerji ve hastalık gibi tıbbi bilgiler birleştirilir.
3. Gerekçe yazıp Kayıtları birleştir. Randevu, vizit, tedavi, diş şeması, plan, tahsilat, belge, onay geçmişi ve erişim kayıtları ana karta taşınır.

Aynı kişi olmayan kayıtları Farklı kişiler ile işaretleyin; bir daha önerilmez. Birleştirme “Mükerrer hastaları birleştirme” yetkisi ister.

Geçişten sonra

• Hastaların açık bakiyeleri Hesap sekmesinde “devir” olarak görünür; tahsilatı normal alırsınız.
• Eski tedavi geçmişi (vizitler, diş şeması) aktarılmaz. Gerekirse eski programın çıktısını hastanın Arşiv sekmesine belge olarak yükleyin.
• Kliniği kurun adımlarını tamamlayın; kurulum sihirbazının “İlk randevu” adımından da içe aktarma açılabilir.